Для предварительного обсуждения подойдёт обращение в крыЛО, где охрана мероприятий будет описана как отдельная задача вашего события. Передайте формат площадки, примерный масштаб и роли уже работающих команд. Уточните, кто согласует вопросы с администрацией и кто от организатора принимает решения при изменении программы. Волонтёры и специалисты по безопасности не должны получать противоречивые поручения. Численность обсуждайте вместе с составом задач. Попросите объяснить предложение и условия его пересмотра. Общая смета до готового сценария может потребовать уточнения, это лучше понимать сразу. Согласованные проходы и правила площадки должны оставаться понятными всем участникам подготовки, а не только исполнителю.